تقنيات منوعة

طريقة كتابة رسالة رسمية

قد نضطر بين الحين والآخر إلى إرسال رسالة رسمية، سواء لطلب وظيفة، أو لتوضيح أمر ما لأحد المؤسسات سواء الخاصة أو الحكوميَّة؛ فيكون من المهم أوَّلًا معرفة سمات الرسالة الرسميَّة وطريقة كتابتها، كي نتجنَّب الوقوع في الأخطاء التي من شأنها أن تترك لدى مُستلم الرسالة انطباع سيء، مما يؤثر سلبًا على تفاعله مع محتوى الرسالة.

 

سمات الرسالة الرسميَّة

تتسم الرسالة الرسميَّة بمجموعة من المواصفات التي تُميِّزها عن الرسائل الودِّيَّة المتداولَة ما بين الأصدقاء والأقارب، لذا يجب أن تكون:

  • واضحة بالقدر الكافي، ومُعَنونة، بحيث يدرك المستلِم الهدف من هذه الرسالة من النظرة الأولى.
  • عباراتها موجزة، ولا تتطرَّق إلى شرح تفاصيل غير مُجدية، أو ليس لها علاقة بالموضوع الرئيسي للرسالة.
  • مُباشرة، وذلك يعني تجنُّب استعمال أساليب التورية، أو غيرها من الأساليب البلاغيَّة، التي قد تؤدي إلى التباس المعنى على قارئ الرسالة.
  • عباراتها مُهذَّبة وموضوعيَّة، ولا تحمل بين طياتها أي تعبير عن المشاعر، وخاصَّة المشاعر السلبيَّة.
  • مكتوبة باللغة العربيَّة الفُصحى، مع البعد عن استخدام أيًا من الألفاظ العاميَّة.

 

طريقة كتابة رسالة رسميَّة

  • أهم خطوة في كتابة الرسالة الرسميَّة، سواء إلكترونيَّة أو ورقيَّة، هي كتابة عنوان الرسالة بشكل واضح، مثل كتابة مُسمَّى الوظيفة التي تتقدَّم لها، أو عنوان المُشكلة التي تتقدَّم بها، أو غيره؛ وذلك لتضمن أن رسالتك ستُقرَأ من قِبَل الشخص المناسب. ويكون ذلك في خانة الموضوع في الرسائل الإلكترونية، أو على الرسالة من الخارج في الرسائل الورقيَّة.
  • تُستهلُّ الرسالة الرسميَّة بالبسملة ” بسم الله الرحمن الرحيم “، وتُكتَب عادةً في المنتصف.
  • ثم تبدأ بذكر اسم الشخص، أو الشركة أو الهيئة المقصودة بالرسالة، مسبوقًا بلقب مُناسب مثل ” الأستاذ الفاضل… ” أو ” السيد المُحترم…. ” أو ” السادة …. المحترمون “.
  • ننزل إلى السطر الذي يليه، لنكتب عبارة التحيَّة، التي يجب أن تكون جملة خبرية واضحة وموجزة، مثل ” تحيَّة طيِّبة وبعد ” أو ” بعد التحيَّة “، وتجنُّب كتابة أي جمل استفهاميَّة، مثل ” كيف حالك؟ “؛ وذلك لأن هذه العبارات الاستفهاميَّة تُستخدم فقط في الرسائل الوديَّة بين الأصدقاء والأقارب.
  • وبعد الانتقال إلى السطر التالي، يُمكن أن نستهل هذه الفقرة بعبارة موجزة من الثناء على الشخص أو المؤسسة المقصودة من الرسالة.
  • ثم ندخل في مضمون الرسالة، بعد عبارة الثناء مُباشرةً، وذلك بعبارات موجزة وواضحة ودقيقة، لتوصِّل المعنى وتفي بالغرض، دون إهدار لوقت قارئها.
  • وبعد الانتهاء من عرض موضوع الرسالة في فقرة أو فقرتين أو ثلاثة على أقصى تقدير، نكتب خاتمة موجزة في عبارة أو اثنتين، مثل ” شكرًا لوقتكم ” أو ” تقبَّلوا فائق احترامي ” أو ” مع أطيب التمنيات “.
  • ثم نتجه إلى اليسار لنكتب اسم المرسل ثنائي أو ثلاثي.
  • وبعد الانتهاء تمامًا من كتابة الرسالة، يجب إعادة قراءتها مرة على الأقل قبل إرسالها، وتدقيقها لُغويًّا، لضمان خلوِّها من الأخطاء الإملائيَّة والنحويَّة قدر الإمكان.
 
السابق
فوائد رياضة الزومبا
التالي
كيفية معرفة عمر الحمام

اترك تعليقاً